Bạn cần đọc lời nói ngay trong cuộc họp hay lưu bản phiên âm để xem lại? Từ ngày 18/05/2026, Zoom không còn cho lưu hoặc tải closed captions; nếu muốn giữ dữ liệu speech-to-text, bạn cần dùng Meeting transcript. Riêng bản ghi đám mây vẫn có luồng audio transcript và tệp VTT.
Mục lục
- Zoom transcription là gì?
- Điều kiện sử dụng Zoom transcription
- Chọn đúng tính năng trước khi kiểm tra gói
- Kiểm tra ứng dụng và ngôn ngữ
- Cách bật và lưu Meeting transcript trong Zoom
- Bật Meeting transcript trong Zoom Web Portal
- Bắt đầu hoặc yêu cầu transcript khi đang họp
- Lưu transcript TXT trong cuộc họp
- Cách tạo audio transcript từ Zoom Cloud Recording
- Bật Cloud Recording và Create audio transcript
- Ghi lên cloud và chờ hai giai đoạn xử lý
- Cách xem, chỉnh sửa và tải Zoom transcript
- Tìm và xem transcript sau cuộc họp
- Chỉnh sửa nội dung phiên âm
- Tải transcript và phân biệt VTT với TXT
- Thông báo "This meeting is being transcribed" trong Zoom nghĩa là gì?
- Zoom transcription không hoạt động: Nguyên nhân và cách sửa
- Không thấy Transcript trong cuộc họp
- Không thể lưu TXT trong cuộc họp
- Không có VTT sau Cloud Recording
- My Notes báo "Transcript is unavailable"
- Transcript sai ngôn ngữ hoặc nhiều lỗi
- Cách tăng độ chính xác của Zoom transcript
- Chuẩn bị âm thanh và điều phối người nói
- Hiệu đính transcript trước khi sử dụng
- Lưu ý quyền riêng tư khi phiên âm và chia sẻ
- Câu hỏi thường gặp về Zoom transcription
- Zoom transcription có miễn phí không?
- Zoom có phiên âm tiếng Việt không?
- Computer recording có tự tạo audio transcript không?
- Người tham gia có thể tải transcript không?
- Vì sao Zoom báo "This meeting is being transcribed" dù tôi không bật gì?
- Transcript được giữ bao lâu?
- Kết luận
- Nguồn chính thức đã đối chiếu
- Chỉ đọc trực tiếp: Dùng automated captions; lịch sử cuộn lại tối đa khoảng ba phút theo tài liệu Zoom.
- Lưu lời nói trong cuộc họp: Dùng Meeting transcript; nếu được cấp quyền, có thể lưu tệp TXT trên thiết bị.
- Xem và sửa sau cuộc họp: Dùng Cloud Recording kết hợp audio transcription; tệp đầu ra là VTT.
Zoom transcription là gì?
Zoom transcription là tên gọi chung cho nhiều tính năng chuyển lời nói thành văn bản trong Zoom. Chúng có mục đích, quyền và nơi lưu khác nhau; bật một tính năng không tự động bật các tính năng còn lại.
| Tính năng | Dùng khi nào | Có lưu được không? | Đầu ra chính |
|---|---|---|---|
| Automated captions | Đọc phụ đề trực tiếp | Không còn lưu/tải từ 18/05/2026 | Hiển thị trong cuộc họp |
| Meeting transcript | Giữ speech-to-text trong và sau họp | Có, nếu host/admin cấp quyền | TXT trong cuộc họp; có thể có VTT sau họp theo thiết lập |
| Cloud Recording audio transcript | Phiên âm bản ghi đám mây | Có | VTT, có thể xem và sửa trên web |
Meeting Summary là bản tóm tắt, không thay thế transcript đầy đủ. Cách bật và dùng tính năng này có trong bài AI tóm tắt cuộc họp Zoom. My Notes là một sản phẩm ghi chú khác của Zoom; bài này không dùng tên đó để chỉ transcript của Cloud Recording.
Điều kiện sử dụng Zoom transcription
Chọn đúng tính năng trước khi kiểm tra gói
- Captions: Phục vụ đọc trực tiếp; cần được bật trong cài đặt cuộc họp. Xem từng bước ở bài cách bật phụ đề Zoom.
- Meeting transcript: Theo tài liệu hiện hành, cần tài khoản Pro, Business hoặc Enterprise để quản lý cài đặt ở cấp tài khoản/nhóm; cá nhân có thể thay đổi nếu admin không khóa.
- Audio transcript của Cloud Recording: Cần tài khoản Pro, Business, Education hoặc Enterprise, đồng thời bật Cloud Recording và audio transcription.
Quản trị viên có thể khóa cài đặt, giới hạn ai được xem/lưu hoặc đặt thời hạn xóa transcript. Vì vậy, quyền của host và người tham gia có thể khác nhau ngay trong cùng một gói.
Kiểm tra ứng dụng và ngôn ngữ
- Cập nhật Zoom Workplace lên phiên bản tối thiểu hiện hành trên Windows, macOS, Linux, Android hoặc iOS.
- Ngôn ngữ giao diện, ngôn ngữ nhận diện lời nói và ngôn ngữ dịch captions là ba cài đặt khác nhau.
- Tiếng Việt hiện có trong danh sách ngôn ngữ audio transcript của Cloud Recording. Vẫn cần thử với giọng vùng miền, tên riêng và câu Việt–Anh.
Cách bật và lưu Meeting transcript trong Zoom
Bật Meeting transcript trong Zoom Web Portal
- Đăng nhập Zoom Web Portal.
- Mở Settings > Meeting > In Meeting (Advanced).
- Bật Meeting transcript.
- Nếu cần, bật quyền cho người tham gia xem transcript trong cuộc họp và chọn nhóm được phép lưu transcript xuống máy.
- Nếu công tắc bị mờ hoặc có biểu tượng khóa, liên hệ quản trị viên.
Admin có thể bật tự động tạo transcript, thêm thông báo tùy chỉnh, cho host quản lý transcript sau họp và đặt số ngày lưu. Hãy chọn quyền tối thiểu phù hợp thay vì mặc định cho mọi người tải xuống.
Bắt đầu hoặc yêu cầu transcript khi đang họp
- Host mở More > Transcript trên thanh điều khiển. Transcript bắt đầu điền ở bảng bên phải.
- Người tham gia có thể chọn Request transcription; host sẽ nhận yêu cầu để chấp nhận hoặc từ chối.
- Để dừng, host chọn biểu tượng Transcript rồi Stop transcription; Zoom có thể cho chọn xóa transcript đang tạo.
Lưu transcript TXT trong cuộc họp
- Mở More > Transcript.
- Ở cuối bảng transcript, chọn Save transcript nếu vai trò của bạn được cho phép.
- Chọn View in Folder hoặc Finder để mở tệp TXT.
Thư mục mặc định theo tài liệu Zoom là Documents/Zoom trên Windows và macOS. Không thấy nút lưu thường là vấn đề quyền hoặc cấu hình, không phải do captions bị lỗi.
Không dùng hướng dẫn cũ “Save Captions”: từ 18/05/2026, captions chỉ còn để xem trực tiếp; muốn lưu speech-to-text phải dùng Meeting transcript.
Cách tạo audio transcript từ Zoom Cloud Recording
Bật Cloud Recording và Create audio transcript
- Đăng nhập Zoom Web Portal.
- Mở Settings > Recording hoặc tab Recording & Transcript.
- Bật Cloud recording.
- Trong Advanced cloud recording settings, chọn Create audio transcript rồi lưu.
Nếu tùy chọn bị khóa ở cấp tài khoản hoặc nhóm, người dùng cá nhân không thể tự mở. Audio transcript chỉ áp dụng cho bản ghi trên cloud, không tự sinh từ computer recording lưu trên thiết bị.
Ghi lên cloud và chờ hai giai đoạn xử lý
- Thông báo việc ghi và phiên âm; thực hiện nghĩa vụ xin phép theo quy định áp dụng.
- Trong cuộc họp, chọn Record > Record to the Cloud.
- Kết thúc cuộc họp và chờ email báo bản ghi đã sẵn sàng.
- Audio transcript có thể hoàn tất sau bản ghi; Zoom có thể gửi một email riêng khi transcript sẵn sàng.
Đừng kết luận transcript bị mất ngay khi video xuất hiện. Thời gian xử lý phụ thuộc độ dài và tải hệ thống.
Cách xem, chỉnh sửa và tải Zoom transcript
Tìm và xem transcript sau cuộc họp
- Đăng nhập Zoom Web Portal bằng tài khoản chủ bản ghi hoặc tài khoản được cấp quyền.
- Mở Recordings hoặc Recordings & Transcripts.
- Chọn Cloud Recordings.
- Tìm cuộc họp theo ngày hoặc chủ đề.
- Mở bản ghi, rồi mở trình phát có bảng transcript hoặc tệp phiên âm đã hoàn tất.
Timestamp là mốc thời gian giúp đối chiếu từng đoạn chữ với âm thanh. Mốc này không chứng minh tên người nói được nhận diện chính xác. Nếu cần tìm từ khóa, bạn có thể tìm trong tệp tải về.
Chỉnh sửa nội dung phiên âm
- Mở bản ghi bằng tài khoản có quyền chỉnh sửa.
- Trong bảng transcript, chọn đoạn cần sửa và nút chỉnh sửa nếu xuất hiện.
- Nghe lại âm thanh, sửa nội dung.
- Lưu thay đổi.
Ưu tiên kiểm tra tên người, số tiền, thời hạn và thuật ngữ. Ví dụ giả định: transcript ghi “15 triệu”, nhưng âm thanh là “50 triệu”; phải nghe lại trước khi sửa.
Chỉnh tệp đã tải về không tự cập nhật bản trên Zoom.
Tải transcript và phân biệt VTT với TXT
Đường dẫn nhanh: Zoom Web Portal → Cloud Recordings → bản ghi → Audio transcript → Download.
Tìm tệp phiên âm trong danh sách tệp của cuộc họp, rồi chọn nút tải tương ứng. Bạn có thể mở tệp bằng trình soạn thảo văn bản hỗ trợ định dạng đó.
| Định dạng | Cách dùng |
|---|---|
| VTT | Thường là audio transcript của bản ghi đám mây, chứa văn bản và mốc thời gian. |
| TXT | Văn bản thuần; có thể là bản lưu live transcript hoặc bản chuyển đổi. |
Zoom không nhất thiết cung cấp cả hai định dạng cho cùng một bản ghi. Muốn tạo văn bản sạch, hãy giữ bản gốc, sao chép nội dung rồi bỏ mốc thời gian. Chỉ đổi đuôi tệp không phải chuyển đổi định dạng.
Tự động tóm tắt cuộc họp & video với NoteMeeting
Google Meet, Zoom, YouTube, Podcast — tất cả trong một extension.
Muốn tóm tắt bản chép lời đã tải bằng AI của Google, xem cách dùng Gemini tóm tắt cuộc họp Zoom.
Thông báo "This meeting is being transcribed" trong Zoom nghĩa là gì?
Thông báo "This meeting is being transcribed" (cuộc họp này đang được chép lời) nghĩa là một tính năng của Zoom đang chuyển lời nói trong cuộc họp thành văn bản; thông báo này không có nghĩa là cuộc họp đang bị quay video. Thông báo thường đến từ một trong ba tính năng: Meeting transcript do host bật, Zoom AI (tóm tắt cuộc họp; trước tháng 6/2026 Zoom gọi là AI Companion) do host, co-host hoặc cài đặt tự bật khởi động, và My Notes do một người tham gia khác bật cho riêng họ. Người tham gia không tự tắt được chép lời của host, nhưng host dừng được từng tính năng ngay trong cuộc họp.
| Dấu hiệu bạn thấy | Tính năng | Ai bật | Ai nhận văn bản | Cách dừng |
|---|---|---|---|---|
| Thông báo chép lời và biểu tượng Transcript ở góc trên bên phải | Meeting transcript | Host (tự bật, chấp nhận yêu cầu của người tham gia, hoặc cài đặt tự tạo transcript) | Người tham gia xem bảng transcript nếu host cho phép; quyền lưu TXT do host hoặc admin chọn | Host rê chuột vào biểu tượng Transcript, chọn Stop transcription (có thể xóa phần đã chép) |
| Thông báo nhắc tới AI (bản cũ ghi AI Companion) và biểu tượng Zoom AI sáng lên | Zoom AI: tóm tắt cuộc họp, hỏi đáp trong cuộc họp | Host, co-host hoặc tùy chọn Auto-start when meetings start | Bản tóm tắt gửi cho host, rồi tới những người nằm trong cài đặt chia sẻ của host | Host hoặc co-host dừng từ biểu tượng Zoom AI; người tham gia chỉ gửi được yêu cầu |
| Banner chép lời, biểu tượng bút chì cạnh tên một người trong Participants | My Notes | Chính người có biểu tượng bút chì | Chỉ người đó; My Notes không tự chia sẻ cho host hay người khác | Host chọn Stop transcribing in My Notes cho người đó hoặc tắt cho cả phòng; người tham gia bấm Ask host to stop transcription |
| Thông báo đang ghi hình, sau họp có email báo transcript đã xong | Cloud Recording kèm audio transcript | Người bắt đầu ghi cloud, với Create audio transcript đang bật | Chủ bản ghi, và người xem link chia sẻ nếu được cho xem transcript | Dừng ghi cloud; tắt Create audio transcript trong Web Portal |
| Biểu tượng Active Apps Notifier ở góc trên bên phải, hoặc một người tham gia mang tên AI notetaker (Otter, Fireflies, Read) | Ứng dụng hoặc bot bên thứ ba | Người dùng ứng dụng đó (Active Apps Notifier ghi rõ tên) | Tài khoản của người đó tại nhà cung cấp, không nằm trong Zoom | Host xóa bot khỏi cuộc họp; nhờ chủ bot ngắt kết nối |
Muốn biết ai bật chép lời, hãy nhìn các dấu hiệu trên: Zoom đánh dấu người dùng My Notes bằng biểu tượng bút chì trong danh sách Participants, theo tài liệu minh bạch AI của Zoom, còn Meeting transcript và Zoom AI chỉ host hoặc co-host (hoặc cài đặt tự bật của tài khoản host) mới khởi động được. Ngoài các dấu hiệu này, Zoom không cho người tham gia xem ai đã bật. Về dữ liệu, trang cài đặt tóm tắt cuộc họp của Zoom ghi rằng Zoom không dùng âm thanh, video, chat hay nội dung cuộc họp của khách hàng để huấn luyện mô hình AI của Zoom hoặc bên thứ ba. Cách bật và tìm bản tóm tắt có trong bài AI tóm tắt cuộc họp Zoom.
Zoom transcription không hoạt động: Nguyên nhân và cách sửa
Không thấy Transcript trong cuộc họp
- Mở More và tìm Transcript.
- Kiểm tra Meeting transcript đã được bật ở Web Portal chưa.
- Xác nhận cài đặt không bị khóa bởi admin và ứng dụng đã được cập nhật.
- Nếu là người tham gia, gửi yêu cầu cho host bắt đầu transcription.
Không thể lưu TXT trong cuộc họp
Kiểm tra quyền Allow saving of transcripts to computer by. Admin có thể chỉ cho host, host/co-host, thành viên nội bộ hoặc một nhóm IP cụ thể lưu. Captions không còn nút tải xuống nên bật captions không giải quyết lỗi này.
Không có VTT sau Cloud Recording
- Xác nhận cuộc họp được ghi lên cloud, không phải computer recording.
- Kiểm tra Create audio transcript đã bật trước lúc ghi.
- Mở đúng tài khoản chủ bản ghi và chờ transcript xử lý xong.
- Kiểm tra bản ghi có âm thanh nghe được và ngôn ngữ nguồn được chọn đúng.
Nếu đủ điều kiện nhưng vẫn không thấy tùy chọn, Zoom khuyên liên hệ Support. Khi gửi hỗ trợ, cung cấp Meeting ID và thời điểm họp nhưng không đăng công khai dữ liệu nhạy cảm.
My Notes báo "Transcript is unavailable"
My Notes hiện "Transcript is unavailable" sau cuộc họp là lỗi nhiều người gặp từ tháng 7/2026: trên diễn đàn Zoom Community, người dùng kể transcript vẫn chạy trong lúc họp, sau đó ghi chú báo "Transcript is being generated" rồi chuyển sang "Transcript is unavailable". Có người thấy transcript xuất hiện lại sau 1-2 ngày, có người không lấy lại được. Trang hỗ trợ của Zoom chưa công bố cách sửa, nên hãy kiểm tra lần lượt:
- Trong Web Portal, xác nhận Enable My Notes và Transcribe my meetings with My Notes đang bật, theo bài My Notes của Zoom.
- Kiểm tra mục Meeting transcript trong Settings > Meeting > In Meeting (Advanced), gồm cả Automatically generate transcripts for. Một nhân viên Zoom trên diễn đàn (08/2026) chỉ tới cài đặt này sau khi Zoom đổi cài đặt transcript; bài My Notes của Zoom không nói hai cài đặt liên quan nhau.
- Hỏi host có dừng chép lời My Notes không: host dừng được cho từng người hoặc cả phòng.
- Cấp quyền micro và âm thanh hệ thống cho Zoom; My Notes cần cả hai. Trên Zoom Web, chỉ Chrome hoặc Edge thu đủ âm thanh.
- Đừng xóa ghi chú trong lúc chờ: xóa ghi chú My Notes là xóa luôn transcript.
- Vẫn không có transcript thì gửi yêu cầu cho Zoom Support kèm Meeting ID và thời gian họp.
Khi lỗi chưa được sửa trên tài khoản của bạn, đừng chỉ dựa vào My Notes cho cuộc họp quan trọng: lưu thêm Meeting transcript dạng TXT trong lúc họp, ghi cloud với Create audio transcript, hoặc dùng một công cụ chép lời giữ văn bản trên máy của bạn.
Transcript sai ngôn ngữ hoặc nhiều lỗi
Với Cloud Recording, chủ bản ghi có thể dùng Change Language để chọn lại ngôn ngữ nguồn và yêu cầu Zoom phân tích lại. Đổi ngôn ngữ sau họp không bảo đảm sửa mọi lỗi; vẫn cần nghe đối chiếu tên riêng, số liệu, câu phủ định và lời nói chồng.
Cách tăng độ chính xác của Zoom transcript
Chuẩn bị âm thanh và điều phối người nói
- Chọn micro thu rõ giọng và thử khoảng cách trước khi họp.
- Hạn chế tiếng ồn, phòng vang và âm thanh từ thiết bị khác.
- Dùng tai nghe nếu loa phát ngược vào micro gây vọng.
- Kiểm tra kết nối Internet để giảm âm thanh bị ngắt.
- Nói lần lượt, tốc độ vừa phải; đọc rõ tên riêng và con số.
Không phải tai nghe nào cũng thu tốt hơn micro laptop. Hãy chọn thiết bị cho âm thanh rõ hơn trong lần thử.
Hiệu đính transcript trước khi sử dụng
- Giữ một bản gốc để đối chiếu.
- Nghe lại theo mốc thời gian.
- Kiểm tra tên người, số liệu, ngày tháng, quyết định và nhiệm vụ.
- Đánh dấu [không nghe rõ] thay vì đoán.
- Lưu bản đã hiệu đính riêng để chia sẻ.
Nếu nhiều người dùng chung micro, kiểm tra cả nhãn người nói. Khi chuyển transcript thành biên bản, phân biệt phần tóm tắt với lời nói nguyên văn; không trình bày câu đã diễn giải như trích dẫn trực tiếp.
Lưu ý quyền riêng tư khi phiên âm và chia sẻ
- Thông báo mục đích ghi, phiên âm và xin đồng ý khi cần.
- Giới hạn người truy cập; áp dụng xác thực, mật mã và quyền tải phù hợp.
- Che dữ liệu nhận diện trong bản chia sẻ.
- Tuân thủ chính sách lưu trữ và xóa dữ liệu của tổ chức.
- Không đưa transcript nhạy cảm lên công cụ bên ngoài khi chưa được phép.
Thay tên bằng mã chưa chắc đã ẩn danh nếu ngữ cảnh vẫn nhận diện được người nói. Không dùng transcript chưa kiểm chứng làm căn cứ duy nhất cho quyết định quan trọng. Thông tin bảo mật nền tảng có tại Zoom Trust Center.
Transcript chỉ chép lại lời nói bằng chính ngôn ngữ đó. Nếu bạn cần đọc hoặc nghe bản dịch tiếng Việt khi đối tác nói tiếng Anh, xem bài dịch cuộc họp Zoom.
Câu hỏi thường gặp về Zoom transcription
Zoom transcription có miễn phí không?
Không với gói Basic (miễn phí): Meeting transcript cần tài khoản Pro, Business hoặc Enterprise. Captions trực tiếp và các loại transcript có điều kiện khác nhau. Meeting transcript và audio transcript của Cloud Recording phụ thuộc gói, cài đặt và quyền quản trị. Hãy xác định bạn cần đọc trực tiếp, lưu TXT hay tải VTT trước khi so sánh gói.
Zoom có phiên âm tiếng Việt không?
Có. Tài liệu Zoom hiện liệt kê tiếng Việt trong các ngôn ngữ audio transcript của Cloud Recording và trong hệ sinh thái captions/AI tương ứng. Tuy nhiên, danh sách hỗ trợ không phải cam kết độ chính xác cho mọi giọng; hãy thử một đoạn có tên riêng và câu chuyển Việt–Anh.
Computer recording có tự tạo audio transcript không?
Không theo luồng audio transcript của Cloud Recording. Bản ghi trên máy không tự tạo tệp VTT cloud; bạn cần Meeting transcript đã lưu hoặc một công cụ phiên âm khác được tổ chức cho phép. Điều này cũng áp dụng cho phòng chia nhóm, vốn chỉ ghi được bằng ghi vào máy; xem cách ghi hình và chép lời breakout room Zoom.
Người tham gia có thể tải transcript không?
Có thể, nếu admin và host cho phép. Quyền xem trong cuộc họp, lưu TXT, quản lý transcript sau họp và tải VTT từ bản ghi chia sẻ là các quyền khác nhau. Người nhận link bản ghi chỉ tải được video khi host bật Viewers can download, xem cách tải bản ghi Zoom từ link chia sẻ.
Vì sao Zoom báo "This meeting is being transcribed" dù tôi không bật gì?
Nếu bạn là host, nguyên nhân thường gặp là tùy chọn tự bật tóm tắt Zoom AI, cài đặt tự tạo Meeting transcript cho mọi cuộc họp, hoặc một người tham gia đang dùng My Notes. Kiểm tra danh sách Participants xem có biểu tượng bút chì, rồi xem Settings > Zoom AI và Settings > Meeting trong Web Portal. Nếu các cài đặt bị khóa, admin của tổ chức đã bật chúng.
Transcript được giữ bao lâu?
Không có một thời hạn chung. Admin có thể cấu hình số ngày lưu Meeting transcript; chính sách bản ghi đám mây cũng có thể xóa audio transcript kèm bản ghi. Từ tháng 7/2026, Zoom còn hỗ trợ đặt retention về 0 ngày ở cấp tài khoản cho một số luồng transcript, dù xử lý nền có thể cần tối đa khoảng 24 giờ.
Kết luận
Dùng captions để đọc trực tiếp, dùng Meeting transcript để giữ speech-to-text trong cuộc họp và dùng Cloud Recording audio transcript khi cần xem, sửa hoặc tải VTT sau họp. Điểm quan trọng nhất của bản cập nhật 2026 là không còn lưu captions; muốn có tệp, bạn phải cấu hình đúng loại transcript và đúng quyền.
Nếu cần xử lý bản ghi ngoài Zoom, xem hướng dẫn chuyển giọng nói thành văn bản. Khi biến transcript thành tài liệu làm việc, tham khảo thêm cách dùng transcript cuộc họp.
Nguồn chính thức đã đối chiếu
- Enabling or disabling meeting transcripts.
- Using Meeting transcripts.
- Using audio transcription for cloud recordings.
- Using My Notes.
- Enabling or disabling meeting summary with AI.
- Saving closed captions in a meeting: thông báo thay đổi từ 18/05/2026.
Rà soát ngày 21/09/2026, bổ sung ngày 04/10/2026. Giao diện và quyền có thể khác theo gói, khu vực và chính sách quản trị.